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  • Juan Pablo Santos

Digitalización de documentos ¿Sabes qué es?


La digitalización de documentos es la manera más eficiente de procesar la información dentro de las organizaciones hoy en día. Gracias a tecnologías de (AI) Inteligencia Artificial y (ML) Machine Learning, digitalizar archivos es muchísimo más beneficioso para las empresas. Si quieres conocer como Qsmart evita la entrada manual de datos dentro de las empresas, ¡sigue leyendo!
 

En concepto, la digitalización de documentos es el proceso de automatización de estos archivos donde los sistemas de extracción reconocen la información y tienen la facilidad de ser copiados de un sitio a otro. La mayoría de estas plataformas tienen múltiples limitaciones y una de estas es que no interpretan la información. Sin embargo ya existen sistemas de procesamiento inteligente de datos con Qsmart.


¿Cómo funciona la digitalización de documentos con Qsmart?


La digitalización de documentos para Qsmart no es un problema. La aplicación utiliza un procesamiento inteligente de documentos que delimita el tipo de información se debe extraer a través de ciertas “reglas” que son dadas de acuerdo a la industria en que tu empresa se encuentre. Nuestro software no solo reconoce caracteres sino que interpreta semánticamente el contexto de la información, lo procesa y lo extrae en la base de datos. Así de sencillo.



Beneficios de la digitalización de documentos con Qsmart


Los beneficios de la digitalización de documentos con Qsmart son infinitos. Unos de los más importantes son:

  • Mejorar la calidad de los datos. La entrada manual de información es aburrida gracias a la monotonía de estas tareas tan repetitivas existe una probabilidad muy grande de que la información que se digita es imprecisa. Con Qsmart lo único que tienes que hacer es tomar una foto o escanear un documento y en segundos la información queda procesada en segundos.

  • Emplea mejor tu tiempo. Las organizaciones tienen personal administrativo que dedica horas y horas a la entrada de documentación a las bases de datos o sistemas de registro. Con Qsmart, tus empleados administrativos se podrán dedicar a tareas más analíticas y de mayor valor.

  • Reduce costos. La digitalización de documentos ayuda a todo tipo de empresas a automatizar la extracción de datos ya que esto pasaría de ser impreciso a tener una estructura personalizada a las necesidades de tu empresa.


¿Qué tipo de archivos puedo procesar para la digitalización de documentos con Qsmart?


La digitalización de documentos con Qsmart puede ser tan personalizable como se quiera trabajar. Sin embargo, estos son algunos ejemplos de archivos que la aplicación tiene puestos en marcha.

  • Facturas

  • Contratos

  • Inventarios

  • Recibos de compras

  • Archivos administrativos

  • Bitácoras de actividades

  • Novedades de Nómina

  • Reportes administrativos, ventas, etc...

  • Documentos notariales

  • Documentos camerales


¿Qué formatos usa Qsmart para la digitalización de documentos?


En pocas palabras, cualquier formato. La digitalización de documentos y Qsmart son un matrimonio en la nube. No importa el formato que sea tu archivo, en cuestión de segundos quedará procesado en tu sistema de registro sin intervención humana. Aquí algunos ejemplos de formatos:


Texto: PDF, TXT, DOC, DOCX, JPG, JPEG, GIF, PNG…

Audio: AVI, MP3, WMA,WAV, MP4…


¿Por qué la digitalización de documentos es importante para mi empresa?


La digitalización de documentos con Qsmart es la solución más completa en el mercado de procesamiento inteligente de información gracias a que no es un OCR tradicional. Los OCRs comúnmente extraen caracteres de imágenes o documentos y los copian directamente en otra plataforma. La diferencia fundamental es que gracias a las reglas de extracción que implementa el software, se extrae la información verdaderamente importante.


La digitalización de documentos también interpreta archivos de audio. Qsmart transforma las conversaciones o grabaciones diarias en información valiosa para las compañías. Actualmente Qsmart puede acoplarse a sistemas de extracción de información valiosa en industrias o actividades diarias en las empresas como:

  • Citas médicas

  • Órdenes en Restaurantes

  • Minutas de reuniones

  • Solicitudes de información (Call Center)

  • Entrevistas de trabajo

  • Reportes técnicos

Agenda una prueba DEMO gratuita y aprende cómo tu empresa puede hacer de la digitalización de documentos una experiencia única dentro de tu organización.


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