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  • Daniela Salazar

Captura de Datos, ¿Qué es y cómo implementarlo en mi empresa?

La captura de datos es una parte integral de la mayoría de las empresas, independientemente de su industria, y muchos avances tecnológicos han facilitado la automatización de la captura de datos, haciendo que el proceso sea más rápido, más eficiente y menos costoso para las empresas.

Sigue leyendo para saber exactamente qué es la captura de datos, cómo se automatiza y cómo las soluciones de captura de datos pueden beneficiar a tu negocio.
 

¿Qué es la captura de datos?


La captura de datos, en términos simples, es el proceso de extraer información de archivos estructurados y no estructurados, más comúnmente documentos. La información se extrae con el fin de transformarla en datos que puedan ser leídos por una computadora. Una vez que la información se registra en una base de datos en línea, se puede clasificar, organizar, verificar y recuperar de manera mucho más rápida y efectiva que recopilar archivos en papel.


Un ejemplo de captura de datos sería el procesamiento de facturas. La mayoría de las pequeñas empresas tienen empleados que dedican gran parte de su día a escribir información de cientos de facturas, ya sean facturas en papel o digitales. Los datos generalmente se cargan en un sistema de información que puede calcular automáticamente los costos, almacenar y mantener un inventario organizado de datos.


El procesamiento de facturas es un ejemplo de captura de datos de documentos, a diferencia de los datos capturados de otras fuentes, como sitios web, códigos de barras, archivos de audio o videos.


¿Qué es la captura de datos manual?


El procesamiento de facturas, como se describe anteriormente, es un ejemplo común de captura manual de datos. Cuando las personas, como los empleados, necesitan ingresar manualmente información de documentos en papel y digitales en la base de datos de sus empresas, están realizando la captura de datos manualmente.


La entrada manual de datos ha existido durante décadas y durante mucho tiempo no hubo una alternativa superior. El proceso, sin embargo, tiene muchos defectos y riesgos:

  • La entrada manual de datos es un proceso lento que requiere muchas horas de los empleados.

  • Es costoso ya que requiere una cantidad significativa de tiempo de los empleados.

  • Es susceptible a errores humanos: la información se puede escribir mal u omitir fácilmente.


¿Qué es la captura de datos automatizada y cuáles son sus ventajas?


La captura de datos automatizada es cuando la captura de datos se complementa con tecnología que puede leer y extraer datos de documentos y otros archivos. Por ejemplo: cuando las empresas utilizan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para identificar y capturar texto de documentos escaneados, están utilizando una forma de captura de datos automatizada.


La tecnología de captura de datos automatizada se ha disparado en los últimos años gracias a los avances en inteligencia artificial (IA). Existen OCR, ICR (Reconocimiento inteligente de caracteres que pueden leer texto escrito a mano) y mucho más.


(Haz clic aquí para obtener más información sobre las diferentes tecnologías para la captura de datos que están disponibles.)


La captura de datos automatizada revoluciona la extracción de datos y conlleva enormes ventajas para empresas de todos los tamaños:

  • Los datos de los archivos se leen, interpretan y extraen instantáneamente, lo que reduce drásticamente el tiempo.

  • La captura de datos automatizada reduce los costos de operación porque reduce el tiempo que toma ingresar los datos.

  • El error humano se reduce a 0% ya que los empleados ya no son responsables de la extracción de datos. No se escribe mal ni se omite información valiosa.

  • Las empresas se vuelven más productivas y eficientes ahora que los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas valiosas.

  • Datos de mayor calidad, entregados más rápido, significan mejores decisiones comerciales y un probable aumento de las ganancias.


Dado que prácticamente todas las empresas deben capturar datos de documentos y otros archivos, todas las empresas se beneficiarían de la captura de datos automatizada.


¿Qué es Qsmart y cómo usarlo para automatizar la captura de datos en mi empresa o negocio?


Qsmart es una solución inteligente de procesamiento de documentos y extracción de datos que revoluciona la captura de datos tal como la conocemos hoy.


Qsmart toma la tecnología de inteligencia artificial actual, como los OCR, y la agrega con su propia tecnología para crear una solución que no solo puede extraer la información deseada de los documentos y otros archivos, sino que también comprende la información extraída y la organiza adecuadamente.


Qsmart va un paso por encima de la tecnología moderna de captura de datos, utilizando algoritmos únicos para comprender el contexto detrás del texto que se extrae (los OCR modernos sólo pueden identificar las letras en un documento, no entenderlas). Esto le permite a Qsmart organizar la información exactamente de la forma en que debe organizarse, de acuerdo con las necesidades de tu negocio y las normas de tu industria.


Qsmart es único en sus muchas características y alcance:

  • Qsmart puede comprender tanto texto (documentos) como audio (grabaciones). Esto incluye documentos escritos a mano y grabaciones de conversaciones naturales entre muchas personas.

  • Sin plantillas: Qsmart no necesita crear una nueva plantilla para cada tipo de documento que procesa, a diferencia de otras soluciones de captura de datos.

  • Es completamente personalizable y en constante aprendizaje. Qsmart se ajusta exactamente a tus necesidades, extrayendo solo la información específica que se necesita capturar de tus archivos.

  • Sin riesgo por tu parte: nuestra solución es un microservicio en la nube, y solo pagas por lo que consumes.


En conclusión


La captura de datos es una parte integral de todos los negocios y la captura de datos automatizada es el futuro de la extracción de datos; Eventualmente, todas las empresas confiarán en la tecnología para capturar datos de manera instantánea y eficiente.


La captura de datos automatizada no solo reduce las horas de trabajo y los costos de operación, sino que también reduce el error humano. Es crucial que todas las empresas consideren las formas en que pueden automatizar la captura de datos y aumentar su productividad y eficiencia en general.


Por eso, si necesitas una solución para realizar de manera efectiva y eficiente la captura de datos y el procesamiento inteligente de documentos en tu empresa, llena el formulario con tus datos sñ final de este blog, y nos estaremos comunicando contigo para agendar una prueba demo con Qsmart Global.


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