En la industria tecnológica y más precisamente en la de reconocimiento de caracteres, poco se habla hoy en día de las diferencias de datos en los sistemas de procesamiento de la información. Es por eso queremos explicar a detalle, cual es la diferenciación entre estos concepto de datos estructurados, datos semiestructurados y datos no estructurados.
Retomemos los conceptos a la era de la industrialización, donde todos los procesos realizados por maquinaria o que se querían industrializar, tenían que pasar por un orden específico dentro de la fabricación para que el producto o material saliera en perfectas condiciones para ser comercializado.
Lo mismo sucede hoy en día con la información o los datos de una industria o información frente a una entidad del gobierno que requiere toda su data en un orden y estructura idéntica para agilizar los procesos de transcripción y transferencia de información a los sistemas de dicha entidad. Eso es lo que se conoce como datos estructurados.
Datos estructurados son aquellos que cumplen con un mismo orden, no importa la empresa, cliente o proveedor que se esté tratando, todos cumplen y tienen la misma estructura ya que utilizan unos formatos estandarizados por el proveedor o entidad regulatoria. En el caso de los sistemas de procesamiento de información como Qsmart y otras soluciones es que reconocen los archivos ya que cumplen con todos los parámetros.
Ahora la pregunta es… ¿Qué es un archivo o un documento semiestructurado?
Un documento semiestructurado es un tipo de archivo que cumple con algunas carácterísticas de un documento estructurado como lo hablamos anteriormente pero tiene algunas inconsistencias en cierta información particular.
Por ejemplo, El formato de una factura tiene un tipo de fuente diferente o hay ciertos datos en un documento que en lugar de poner el nombre y dirección del establecimiento a la derecha arriba, lo tienen a la derecha a la izquierda del cabezote de la factura. Es decir, cumplen con los mismos criterios de información simplemente que se encuentran ubicados de manera diferente en el documento a procesar.
Sin embargo hoy en día existen muchas industrias y muchos tipos de establecimientos que tienen sus archivos y documentación en lugares completamente distintos a cualquier otro archivo de cualquier otra empresa, incluso de su misma industria. Es aquí donde entran los documentos no estructurados y Qsmart.
¿Qué es un documento no estructurado?
Un archivo o documento no estructurado es simplemente una información desorganizada y sin con un formato totalmente personalizado al gusto de la empresa o la entidad. Un ejemplo claro de esto es comparar dos recibos o facturas de dos supermercado diferentes.
Uno de estos va a tener todos los datos de la empresa arriba en el cabezote de la factura y muy posiblemente el otro va a tener esos datos o incluso otra información en el pie de página de la factura. Además, no solamente va a contar con esta información sino que los artículos de compra e información tributaria como los impuestos, van a estar mencionados en diferentes partes del documento a procesar.
Por ende NO IMPORTA donde se encuentre la información, sistemas de procesamiento inteligente de información como Qsmart, van a tener la capacidad de reconocer los datos, sin importar donde esten en el documento.
Y muchos se preguntarán, ¿qué beneficios le trae esto a mi empresa? o ¿cómo nos podríamos beneficiar de estos servicios?
Es muy sencillo. Dentro de las empresas pequeñas, medianas y grandes existe personal administrativo que tiene como función pasar información de estos documentos a bases de datos o sistemas de registro de la empresa. Esto es un proceso arcáico para el siglo XXI.
Gracias a la tecnología de inteligencia artificial y el machine learning existe un proceso llamado procesamiento inteligente de documentos donde no importa donde se encuentre la información, solo toma una foto o escanea un documento y tu información quedará procesada y organizada en segundos en la base de datos de tu empresa.
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