En los últimos años, la Inteligencia Artificial (IA) ha dado grandes pasos para revolucionar nuestra forma de trabajar. Mediante el uso de algoritmos de aprendizaje automático, ahora puede ayudarnos a escanear documentos de forma más rápida, precisa y fiable que nunca.
En este blog hablaremos de los últimos avances en este campo y exploraremos las posibles aplicaciones del escaneado inteligente de documentos y te explicaremos cuales son los tipos de documentos que pueden ser digitalizados y procesados inteligentemente en las empresas.
Tipos de documentos e industrias donde se puede aplicar la digitalización de documentos
La implementación de estas tecnologías es sumamente amplio y el proceso de implementación de las mismas es diferente de acuerdo a los proyectos que se implementen. Sin embargo hay muchísimas industrias que se ayudan de estos sistemas y herramientas para aumentar su productividad en el trabajo.
Toda empresa que tenga procesos administrativos de documentación y de digitación manual de datos, es sin duda una de las aplicaciones más comunes. Así mismo cualquier empresa privada o gubernamental que tenga procesos de gestión documental que permitan extraer y dar acceso a la información podrán interpretarla y organizarla en segundos.
Un ejemplo claro son la captura de datos de facturas al tener que ingresar la información al sistema de la organización de manera recurrente.
Por otro lado, la industria bancaria la cual, uno de los problemas más comunes es que el contenido de sus documentos es delicado y pasa por muchas regulaciones ante entidades por tratamiento de información de datos. Existen soluciones que ayudan a automatizar esos procesos de manera segura. Lo cual reduce el tiempo de transcripción manual de información con documentos tipo formularios bancarios, peticiones de créditos, etc.
Otra industria que se ve beneficiada de la tecnología IDP es la industria médica. El tener que transcribir epicrisis médicas, documentos de historias clínicas o recibos de pagos a los sistemas es sumamente benéfico para todo el personal de estas instituciones.
Consideraciones importantes al elegir un software de digitalización automática de documentos para tu empresa.
Adquirir una solución que permita la digitalización de documentos y procesarlos automáticamente trae ciertas consideraciones en la decisión de escoger la mejor herramienta para extraer información delicada de las empresas.
A través del proceso de extracción existen ciertos criterios importantes a analizar ya que estas tecnologías ofrecen diferentes soluciones. Hay empresas de software que no ofrecen muchas funcionalidades que otras empresas si ofrecen.
Aquí vamos a mencionar algunas:
Es fundamental que al momento de hacer la adquisición se sepa que el sistema no dependa de plantillas predeterminadas. ¿por qué? la razón es por que la aplicación debe ser lo suficientemente capaz de reconocer un documento estructurado y un documento no estructurado. ¿Cuál es la diferencia de esto? en este blog te lo explicamos a más detalle.
Es importante que para cada negocio la herramienta tenga una integración automática a las bases de datos de la organización. Esto aumentará la productividad y hará que la transformación de datos sea de la manera eficiente y correcta.
la clasificación de los lenguajes de la industrias cumplan con los requisitos de identificación de acuerdo a la necesidad del trabajo que requiera.
Unos ejemplos son:
Si estamos hablando de un tema de contratos, las reglas de extracción deben extraer los puntos necesarios de cada contrato o proyecto como: la fecha de inicio del contrato, los accionistas o miembros del contrato. información relevante del mismo (nombre, correo, dirección, etc).
Debe hacer el procesamiento de lenguaje natural del registro de estos datos. Esto incluye entender la jerga natural de la industria y que la herramienta lo procese de manera sencilla.
Muchas soluciones son solo capaces de copiar y pegar información de un sitio a otro, el almacenamiento debe pertenecerle al cliente y no al proveedor de la herramienta. Una solución para eso es tener un servicio API donde solo se intercambia la información a través de una interfaz pero nunca utilizará un recurso de las operaciones del proveedor.
Cuales son los beneficios de digitalizar y procesar inteligentemente los documentos en las organizaciones
Los beneficios de digitalizar y procesar inteligentemente los documentos son varios. El no tener que transcribir archivos de forma manual reduce la carga administrativa y aprovecha los tiempos de los trabajadores.
Otro beneficio es que mejora la entrada manual de datos. Muchas veces las personas que realizan estas tareas, por cansancio o simplemente de manera inconsciente olvidan escribir la información correctamente. Una ventaja de esto es que el texto que la aplicación extrae e interpreta es el mismo texto que quedará en el registro de la organización.
¿Cómo el software de procesamiento inteligente de documentos puede ayudar en la automatización de procesos empresariales?
En el mundo existen diferentes servicios de procesamiento inteligente de documentos, une error común es no implementar la solución ideal para las necesidad específica de cada sitio.
El liberar a los trabajadores de la entrada manual de datos ayudará a las empresas a optimizar recursos y que esa persona que anteriormente realizaba esas actividades manuales, sea más productivo en la compañía o preste una mejor atención para los clientes de forma más personalizada.
¿Cómo el Software IDP Qsmart puede ayudar a mi empresa en la captura y digitalización de documentos inteligentemente?
Qsmart a diferencia de muchas otras soluciones hace uso de una tecnología que no solo copia y pega datos de documentos como cualquier solución OCR en el mercado. Una de las varias soluciones de Qsmart es tener la capacidad de extracción e interpretación de datos automáticamente. Es un servicio sin contratos confusos y que a través de un lenguaje sencillo tiene la capacidad de implementar las reglas de extracción necesarias para que la documentación quede extraída correctamente en los registros propios de las organizaciones.
Esta técnica es diferente a otras soluciones ya que no solo interpreta información de documentos tipo texto sino que también de audios, PDFs, imágenes o videos.
En ese aspecto Qsmart tiene un gran diferenciador ya que ofrece más servicios para necesidades específicas de algunos clientes.
Si quieres implementar Qsmart en tu compañía y tener una mejor técnica de captura de datos automatizada contáctanos y te mostraremos una versión DEMO gratis para implementarlo en tu negocio.
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