El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una de las soluciones de mayor avance en los últimos años. Uno de los problemas más importantes en la gestión de archivos es la necesidad de capturar información o datos de cualquier tipo de documento y subirlo a una base de datos o sistema de registro. Sin embargo, la entrada manual de estos datos implica métodos que consumen mucho tiempo por parte de los empleados.
Esta automatización realiza la extracción de metadatos de documentos los cuales gracias a la Inteligencia Artificial (AI), tienen la capacidad de realizar un proceso de entendimiento de cualquier información de diferentes formatos y tipo de archivo: imagen, video, audio o PDF. Aportando a las empresas la información relevante para la gestión de documentos de forma automática.
Digitalización de documentos: ¿en qué consiste el proceso?
La digitalización de documentos como se entiende en todo el mundo es el escaneo tradicional de un archivo a un sistema externo como un computador o celular. Sin embargo, este proceso de digitalización va mucho más allá de eso.
Hoy en día existen herramientas y soluciones software de inteligencia artificial que ayudan a la gestión e interpretación de estos archivos directamente a las bases de datos de las empresas sin tener que importar los datos manualmente.
¿Cómo se puede digitalizar un documento? (Diferencias entre digitalizar y escanear)
Cuando pensamos en digitalizar lo primero que pensamos es en el tiempo requerido para procesar un archivo de papel a un sistema y almacenarlo. Después de este proceso, el personal administrativo tiene que gestionar la información en la base de datos de la empresa. Hasta ahí, todo va bien pero Qsmart revoluciona este proceso y lo lleva al siguiente nivel.
Esta herramienta le da la oportunidad a los usuarios de empresas de procesar toda su información a través de un software de procesamiento inteligente de documentos (IDP).
Un ejemplo claro de esto son compañías manejan una gran cantidad de documentación diaria en procesos manuales de transcripción a sistemas de registro como (Notarías, Cámaras de Comercio, instituciones de la salud, bancos y muchos más).
A estas empresas les resulta caro en términos eficiencia y productividad, procesar toda la información a los sistemas actuales de la empresa.
Motivos para implementar un Sofware de digitalización de documentos en mi empresa
Si en tu organización existen uno o varios procesos de digitación de información manual de clientes de una fuente física a una digital, Qsmart es la herramienta perfecta para ti.
Existen muchas aplicaciones que facilitan el copiar texto o datos de un lado a otro. Pero uno de los servicios más importantes para implementar una solución de Software IDP como Qsmart es interpretación de la información que se desea extraer. Todas las reglas de extracción son personalizadas a las necesidades de la empresa.
En este artículo encontrarás todas las razones para automatizar la documentación en tu empresa.
¿Cómo funciona Qsmart?
La digitalización de documentos con Qsmart es muy sencilla. A través esas reglas de extracción mencionadas anteriormente, Qsmart escanea y logra interpretar los datos no estructurados o semi-estructurados de cualquier documento sin importar el formato. Inmediatamente se importa directamente a la base de datos de la empresa y lo mejor de todo es que es un proceso realizado en segundos y sin intervención humana.
Es un servicio software IDP 100% personalizado a la medida y no necesita tener una aplicación adicional o crear un proceso adicional al existente. El automatizar este proceso le devolverá a tu empresa años en productividad con la tranquilidad de que todos tus documentos.
Qsmart no almacena ningún tipo de información del cliente o contenido de archivos. Es un proceso en la nube que se consume a través de un API integrado al sistema de documentación actual.
¿Cuales formatos de documentos puedo digitalizar con Qsmart?
Muchas tecnologías de soluciones OCR tradicionales presentan retos en cuanto la usabilidad y la aceptación de diferentes tipos de formatos texto no comunes.
Con Qsmart podrás subir documentos en formato PDF, imágenes en cualquier formato (PNG, JPG...) incluso documentos escritos a mano. Lo que el ojo humano pueda leer, Qsmart también puede. Simplemente toma la imagen desde tu celular o cualquier dispositivo multimedia y deja que nuestro sistema de extracción de datos inteligente se encargue del resto.
7 casos de uso de implementación de un software de digitalizacion de documentos (IDP)
Una de las ventajas de estas soluciones, es que la mayoría de industrias se pueden beneficiar de un software de procesamiento inteligente de documentos. Estos son algunos casos de clientes actuales que se benefician del almacenamiento de documentos en las empresas:
Extracción de texto y captura de datos de facturas
Procesos registrales de instituciones de Gobierno
Órdenes de compra de un proveedor en cualquier industria
Citas médicas (información del paciente en sistemas de registros)
Documentación administrativa y de Recursos Humanos
Informes notariales y de Cámara de Comercio
Documentos bancarios (Préstamos bancarios)
¿Cuanto tiempo dura el proceso de digitalización de documentos con Qsmart?
El proceso es increíblemente rápido. Con solo unos segundos, Qsmart identificar e interpretar los documentos y datos no estructurados. Los factores que influyen la velocidad de este proceso en particular depende del peso del archivo y la cantidad de páginas a extraer.
En este video mostramos la extracción y automatización de un documento de 25 páginas el cual dura alrededor de 1 minuto en interpretar y extraer la información del archivo.
El tiempo de análisis de una imagen sencilla dura 3 segundos aproximadamente. Ahorrando tiempo al usuario y disminuyendo esfuerzo en la entrada manual de datos.
¿Cual es la diferencia entre un documento estructurado, semi-estructurado y no estructurado?
Un documento estructurado (Structured Data) tiene, como su definición lo menciona, una estructura específica y mantiene ese formato sin importar la industria o la tecnología que se utilice.
Ejemplo: la información extraída de una cédula o DNI de un mismo país. Todos los ciudadanos tienen una cédula con información estructurada en un formato único.
Un documento semi-estructurado (Semistructured Data) no maneja un sistema de datos predeterminado y su información de búsqueda no es idéntica en todos los casos.
Ejemplo: No todas las facturas tienen la información de la misma forma que otra de otro establecimiento. Una empresa puede tener la dirección, datos de correos electrónicos y total de la factura abajo a la derecha. Otras empresas pueden tener un formato completamente distinto. El texto del correo electrónico puede estar arriba en el encabezado del documento y seguir manteniendo los demás datos de la factura abajo. La extracción de datos de facturas es una de las soluciones con mayor uso en cuanto a procesos de automatización se refiere.
Un documento no estructurado (Unstructured Data) no tiene ninguna identidad específica y todos los archivos pueden ser completamente distintos e incluso en diferentes formatos.
Ejemplo: Los contratos de constitución de las empresas. Toda la información de los datos de cualquier empresa son únicos y el análisis de los datos del documento va a ser diferente al siguiente. Por lo tanto el contenido y el proceso de digitalización de documentos debe ser capaz de reconocer información no importa si la extracción está en la página 1 o en la página 25.
¿Cómo puedo implementar Qsmart como mi sistema de digitalización de documentos?
Qsmart puede todo eso y más. Si deseas automatizar la captura de datos de tu empresa, comunícate con nosotros a nuestro correo electrónico info@qsmartglobal.com o llena este formulario al final de la descripción de este blog. Te contactaremos lo más pronto posible para agendar una DEMO 100% personalizada para los servicios de tu empresa y tus usuarios.
Síguenos en nuestras redes sociales y no te pierdas todo el contenido esencial para ayudar a tu organización en los retos de transformación digital.